Politique de confidentialité.

1. Présentation et portée

La présente politique décrit les règles applicables à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la protection des renseignements personnels dans le cadre du site zomfy.ca et des communications professionnelles avec ZOMFY.

ZOMFY est un nom commercial utilisé par 9514-5033 Québec inc., entreprise identifiée au Registre des entreprises du Québec sous le numéro 1179750626. Dans cette politique, « ZOMFY », « nous » et « notre » désignent cette entreprise.

Un renseignement personnel est une information concernant une personne physique qui permet de l’identifier directement ou indirectement.

Cette politique concerne notamment les visiteurs du site, les personnes qui communiquent avec nous et les représentants de nos clients et partenaires.

Lorsqu’une application ou un service fait l’objet d’une politique particulière, celle-ci précise les traitements propres à ce service. Lorsque ZOMFY traite des renseignements pour le compte d’un client, les responsabilités sont également encadrées par l’entente applicable, sans restriction des obligations imposées par la loi.

3. Renseignements recueillis et moyens de collecte

Renseignements transmis directement

Lorsque vous remplissez notre formulaire ou communiquez avec nous, vous pouvez nous transmettre votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et votre moyen de contact préféré.

Une demande de projet peut également comprendre sa catégorie, son état d’avancement, l’adresse d’un site existant, les fonctionnalités recherchées, un budget indicatif, le moment de démarrage souhaité et la description de vos besoins.

Nous recevons également le contenu des messages et des documents que vous choisissez de nous transmettre.

Les champs obligatoires sont indiqués dans les formulaires concernés. Le nom de l’entreprise est facultatif. Le numéro de téléphone est facultatif, sauf lorsque vous choisissez ce moyen pour être contacté.

Renseignements techniques

L’utilisation du site peut générer des renseignements techniques nécessaires à son fonctionnement ou à sa protection, notamment l’adresse IP, le type de navigateur, la date et l’heure d’une consultation, les pages demandées et certains événements de sécurité.

La collecte dépend des fonctionnalités utilisées et de la configuration des services techniques concernés.

Origine des demandes

La page d’origine, le site référent et les paramètres de campagne présents dans une adresse Web, notamment les paramètres UTM, peuvent accompagner une demande.

Ces informations servent à comprendre comment vous avez trouvé ZOMFY et à assurer le suivi de votre demande. Elles ne déterminent pas automatiquement le prix d’un projet.

Limitation des renseignements transmis

Veuillez limiter vos communications aux informations nécessaires à votre demande.

Ne transmettez pas de mot de passe, de clé d’accès, de code d’authentification, de numéro d’assurance sociale ou de renseignements financiers complets dans le formulaire général. Lorsqu’un mandat nécessite des informations sensibles ou des accès techniques, un mode de transmission approprié doit être convenu au préalable.

4. Objectifs de l’utilisation

Les renseignements sont utilisés, selon la nature de votre relation avec ZOMFY, pour :

• comprendre votre demande, communiquer avec vous et préparer une estimation ou une proposition;
• assurer le suivi d’une relation professionnelle et exécuter les engagements convenus;
• faire fonctionner le site, diagnostiquer les problèmes et prévenir les abus;
• respecter les obligations applicables et conserver les documents nécessaires à la gestion de la relation ou à l’exercice de droits.

Le formulaire de demande de projet sert à qualifier une demande. Il ne produit pas automatiquement un devis définitif, un contrat ou une obligation de réalisation pour ZOMFY.

Un renseignement ne doit pas être utilisé pour un nouvel objectif incompatible avec celui annoncé sans le consentement requis ou une autorisation prévue par la loi.

5. Consentement et choix

Lorsque votre consentement est requis, nous devons vous fournir une information suffisamment claire pour vous permettre de comprendre le traitement proposé et d’exprimer votre choix.

La simple consultation du site ne constitue pas un consentement général à toutes les utilisations possibles de vos renseignements. Les consentements nécessaires doivent correspondre à des objectifs précis. Un consentement exprès est obtenu lorsque la loi l’exige, notamment pour certains traitements de renseignements sensibles. (Cai)

Vous pouvez refuser de transmettre des renseignements facultatifs. L’absence d’un renseignement nécessaire peut toutefois empêcher le traitement de tout ou partie de votre demande.

Vous pouvez demander le retrait de votre consentement à admin@zomfy.ca. Nous vous expliquerons les conséquences applicables. Ce retrait ne supprime pas les obligations de conservation prévues par la loi.

L’envoi d’une demande de projet ne constitue pas, à lui seul, un consentement exprès à recevoir une infolettre. Les communications promotionnelles, lorsqu’elles sont envoyées, doivent respecter les règles applicables en matière de consentement, d’identification de l’expéditeur et de désabonnement. (CRTC)

6. Témoins de connexion et technologies similaires

Les témoins de connexion sont de petits fichiers enregistrés sur un appareil lors de l’utilisation d’un site. D’autres mécanismes peuvent conserver des informations dans le navigateur ou transmettre des renseignements à un service technique.

Selon les fonctionnalités présentes, ces technologies peuvent servir au fonctionnement du site, à sa protection ou à la conservation de préférences.

Lorsqu’une technologie facultative nécessitant votre consentement est proposée, ses finalités et les choix disponibles doivent vous être présentés avant son activation. Vous devez pouvoir refuser ce traitement et modifier votre choix.

Les fonctions d’identification, de localisation ou de profilage visées par la loi doivent faire l’objet d’une information préalable et ne doivent pas être activées par défaut. Une technologie n’échappe pas automatiquement à ces exigences parce qu’elle est présentée comme un outil de sécurité. (Cai)

Vous pouvez également gérer certains témoins dans les paramètres de votre navigateur. Le blocage de mécanismes nécessaires peut affecter le fonctionnement de certaines fonctionnalités.

Cette section n’autorise pas l’ajout de technologies de suivi sans les informations et les choix requis.

Technologies utilisées sur ce site

• Préférence de confidentialité — ZOMFY : le stockage local du navigateur conserve vos préférences par catégorie pendant 180 jours au maximum, uniquement pour respecter votre choix. Les choix Analytics enregistrés avec la version précédente sont conservés jusqu’à leur expiration. Vous pouvez les modifier ci-dessous ou supprimer les données du site dans votre navigateur.
• Origine d’une demande — ZOMFY : le stockage de session conserve la page d’origine, le référent et les paramètres UTM pour accompagner votre demande. Ces données restent dans le navigateur jusqu’à l’envoi du formulaire et la session prend normalement fin à la fermeture de l’onglet; certaines fonctions de restauration du navigateur peuvent la prolonger.
• Cloudflare Turnstile — Cloudflare : cette protection nécessaire vérifie les formulaires avant leur envoi afin de limiter les soumissions automatisées et frauduleuses. Cloudflare reçoit le jeton de vérification et des renseignements techniques liés à la connexion et au navigateur, notamment l’adresse IP. La vérification ne sert pas à activer Google Analytics et peut être traitée hors Québec. Politique de confidentialité de Cloudflare.
• Google Analytics — Google : uniquement après votre accord, ce service mesure les pages, services et réalisations consultés, la progression de lecture et le temps de lecture active, les clics de contact, ainsi que les étapes, erreurs, fermetures et envois aboutis des formulaires de projet et de support. Les catégories de service choisies et le type de formulaire permettent de comparer les parcours, sans transmettre le contenu saisi. Il utilise les témoins _ga et _ga_* pour distinguer des visites et des sessions, avec une expiration configurée à 180 jours sans renouvellement à chaque consultation. Il reçoit des données de navigation, des codes de campagne UTM lorsqu’ils sont présents, des identifiants de témoins et des informations techniques, dont l’adresse IP lors de la connexion. Les événements ajoutés par ZOMFY n’incluent pas votre nom, votre courriel, votre téléphone ni le texte de votre demande. Les fonctionnalités publicitaires Google sont désactivées dans la configuration du site. Des traitements peuvent avoir lieu hors Québec, notamment aux États-Unis. Utilisation des données par Google.
• Polices du site — ZOMFY : les polices utilisées par le site sont hébergées localement et leur chargement ne transmet pas de demande à Google Fonts.

Vos préférences de confidentialité

Google Analytics reste inactif tant que vous n’avez pas accepté sa mesure d’audience. Vous pouvez consulter le site et envoyer une demande quelle que soit votre décision. À la première visite, ou après l’expiration ou la suppression de votre choix, une petite carte propose « Tout accepter » et « Voir les préférences ». La flèche réduit la carte sans enregistrer de décision et sans activer de mesure facultative.

La vue détaillée présente quatre catégories : « Nécessaires », toujours actives, ainsi que « Performances », « Analytiques » et « Publicité ». En l’absence de choix enregistré, les trois catégories facultatives sont présélectionnées dans l’interface : il s’agit d’une proposition en attente de validation, qui ne charge aucun outil de suivi. « Tout accepter » valide les trois catégories; « Tout refuser » les désactive; « Enregistrer mes préférences » applique la sélection affichée. Fermer ou réduire cette vue abandonne les changements non enregistrés.

La catégorie « Analytiques » contrôle Google Analytics. Les choix « Performances » et « Publicité » sont mémorisés, mais aucun outil facultatif n’est actuellement relié à ces deux catégories; les fonctions publicitaires Google restent désactivées. Les fonctions nécessaires, dont la mémorisation du choix de confidentialité, restent actives.

Un choix déjà enregistré est repris dans la vue détaillée. Une ancienne acceptation d’Analytics conserve uniquement la catégorie « Analytiques » active; un ancien refus conserve les trois catégories facultatives désactivées. Le bouton « Gérer mes témoins » en pied de page permet de modifier ces préférences à tout moment. Retirer votre accord arrête les nouvelles mesures et supprime les témoins Analytics accessibles sur ce site. Pour une demande relative aux données déjà transmises, écrivez à admin@zomfy.ca.

Analytics est désactivé. Activez JavaScript pour gérer votre choix.

7. Traitements automatisés

Le formulaire de demande de projet ne constitue pas, à lui seul, une décision automatisée d’accepter un mandat ou d’en fixer le prix.

Si des renseignements personnels sont utilisés pour rendre une décision exclusivement automatisée, ZOMFY doit informer la personne concernée au plus tard lorsqu’elle lui communique cette décision. Les explications prévues par la loi doivent être accessibles sur demande, ainsi que la possibilité de présenter des observations à une personne en mesure de réviser la décision. (LégisQuébec)

8. Personnes autorisées et fournisseurs

L’accès aux renseignements doit être limité aux personnes qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions, notamment pour traiter les demandes, administrer la relation professionnelle ou assurer les interventions techniques autorisées.

Certains renseignements peuvent être traités par des fournisseurs nécessaires à l’hébergement, à la messagerie, à la sécurité, à la gestion des demandes ou à des services professionnels liés aux objectifs décrits dans cette politique.

ZOMFY ne vend pas vos renseignements personnels.

Lorsque des renseignements sont confiés à un fournisseur pour l’exécution d’un mandat, celui-ci doit être encadré par les engagements écrits requis concernant leur confidentialité, leur utilisation et leur conservation. Les communications autorisées ou exigées par la loi doivent demeurer limitées aux renseignements concernés. (Cai)

Fournisseurs identifiés pour le site public

Une demande validée est d’abord inscrite dans une file transactionnelle chiffrée en transit sur l’infrastructure de ZOMFY. La console interne de gestion de ZOMFY récupère la demande au moyen d’une intégration serveur authentifiée et en confirme l’importation. Brevo, fournisseur de messagerie transactionnelle, achemine aussi une notification par courriel à ZOMFY et traite le contenu du message ainsi que les informations techniques nécessaires à sa livraison. Politique de confidentialité de Brevo.

Cloudflare fournit Turnstile pour la protection des formulaires. Google fournit uniquement Google Analytics, après votre accord, comme décrit à la section sur les témoins. Les polices du site sont hébergées par ZOMFY. L’hébergement technique et la boîte de réception professionnelle servent également au traitement des demandes. Ces services peuvent impliquer des traitements à l’extérieur du Québec, selon la section suivante.

9. Traitement à l’extérieur du Québec

Selon les fournisseurs et les services utilisés, des renseignements personnels peuvent être traités ou conservés à l’extérieur du Québec, ailleurs au Canada ou à l’étranger.

Avant un traitement hors Québec visé par la loi, ZOMFY doit réaliser l’évaluation requise des facteurs relatifs à la vie privée et conclure une entente écrite appropriée. Le traitement ne peut avoir lieu que si les conditions légales sont remplies, notamment quant à la protection adéquate des renseignements. (Cai)

Les informations nécessaires pour comprendre ces traitements doivent être communiquées au moment prévu par la loi. Des précisions peuvent également être demandées à admin@zomfy.ca.

Les configurations de sécurité et les détails techniques sensibles des infrastructures ne font pas l’objet d’une publication générale. Cette précaution ne restreint pas les informations que ZOMFY est légalement tenue de communiquer.

10. Interventions sur les systèmes des clients

Dans le cadre d’un mandat autorisé, ZOMFY peut être amenée à accéder à des systèmes, documents ou renseignements nécessaires à une intervention de développement, d’hébergement, de maintenance ou de soutien informatique.

Ces accès doivent être limités au mandat. Les renseignements accessibles ne doivent pas être utilisés à des fins étrangères à l’intervention.

L’entente applicable précise les instructions du client, les responsabilités, les accès autorisés et les modalités de restitution ou de destruction des renseignements. Les obligations d’avis et de vérification relatives à la confidentialité demeurent applicables. (Cai)

Une intervention ponctuelle n’autorise pas automatiquement un accès permanent. Les modalités d’un accès à distance ou continu doivent être convenues dans le cadre du mandat.

Une demande concernant des renseignements administrés pour le compte d’un client peut nécessiter sa participation. ZOMFY facilite son orientation vers l’interlocuteur approprié, sans réduire les droits de la personne concernée.

11. Conservation et destruction

Les renseignements personnels doivent être conservés uniquement pendant la période nécessaire aux objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou utilisés, sous réserve des obligations légales de conservation.

Pour les demandes de projet, la durée tient compte du traitement de la demande et de son suivi. Pour les documents contractuels ou administratifs, elle tient compte des obligations applicables et des besoins documentés liés à la relation professionnelle. Pour les journaux techniques, elle doit être proportionnée aux besoins de fonctionnement, de diagnostic et de sécurité.

Dans la file transactionnelle du site, le contenu d’une demande est effacé au plus tard sept jours après que son importation dans la console interne et son acheminement par courriel ont tous deux été confirmés. Le reçu technique restant, sans le contenu de la demande, est supprimé après 90 jours. La copie importée dans la console est conservée seulement pendant la période nécessaire au traitement et au suivi de la relation avec le demandeur, sous réserve des obligations légales applicables.

Une situation particulière, notamment une obligation légale de conservation, peut justifier de conserver certains documents plus longtemps. Elle ne justifie pas la conservation indéfinie de l’ensemble des renseignements.

Lorsque leur conservation n’est plus justifiée, les renseignements doivent être détruits de manière sécuritaire. Les copies et les sauvegardes doivent également être prises en compte dans les règles de conservation et de destruction. (Cai)

Vous pouvez demander la durée de conservation applicable à vos renseignements à admin@zomfy.ca.

12. Sécurité et gouvernance

ZOMFY s’engage à appliquer des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables, proportionnées à la sensibilité des renseignements et aux risques associés à leur traitement.

Aucun système ne permet de garantir l’absence absolue d’erreur ou d’incident. Cette limite ne réduit pas les obligations de protection qui incombent à ZOMFY.

La direction supervise les règles de gestion des renseignements. Les personnes autorisées doivent respecter les limites de leurs accès, préserver la confidentialité et signaler les situations préoccupantes.

Les pratiques de gouvernance encadrent les responsabilités, la conservation, la destruction et le traitement des plaintes. Elles doivent être adaptées aux activités de l’entreprise et réévaluées lorsque les traitements évoluent. (Cai)

13. Incidents de confidentialité

Lorsqu’il existe des motifs de croire qu’un incident impliquant des renseignements personnels s’est produit, ZOMFY doit prendre des mesures raisonnables pour limiter les conséquences, évaluer les risques et prévenir une répétition.

Les incidents doivent être consignés dans un registre. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, les avis requis doivent être transmis avec diligence à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées, conformément aux règles applicables. (Cai)

Les obligations envers un client pour lequel ZOMFY intervient demeurent également applicables selon la loi et le mandat.

Pour signaler une situation : admin@zomfy.ca. Évitez de joindre des renseignements sensibles inutiles au premier message.

14. Vos droits et le traitement des demandes

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels vous concernant, leur rectification et le retrait d’un consentement.

Vous pouvez également demander la communication des renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque les conditions du droit à la portabilité sont réunies. Ce droit ne vise pas de la même manière les renseignements créés ou inférés par l’entreprise. (Cai)

D’autres recours peuvent s’appliquer dans les situations prévues par la loi, notamment concernant la suppression, la diffusion ou le référencement de certains renseignements.

Adressez votre demande par écrit à admin@zomfy.ca. Une vérification raisonnable de votre identité ou de votre autorité pour agir peut être nécessaire.

Les demandes d’accès ou de rectification doivent recevoir une réponse dans les 30 jours suivant leur réception. Un refus doit être motivé et accompagné des informations requises concernant les recours disponibles. (Cai)

15. Questions et plaintes

Une plainte peut être transmise à admin@zomfy.ca, en indiquant l’objet « Confidentialité — plainte ».

Décrivez la situation, les communications ou traitements concernés et le résultat recherché. Le responsable examine les éléments pertinents, demande les précisions nécessaires et communique la réponse ou les suites appropriées.

Le traitement d’une plainte doit respecter la confidentialité des personnes concernées et limiter les accès aux informations nécessaires à son examen.

Vous pouvez également exercer les recours disponibles auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec. Le processus interne de ZOMFY ne constitue pas une renonciation à ces recours. (Cai)

16. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l’évolution des activités, des technologies ou des obligations applicables.

Toute modification fait l’objet d’un avis approprié. La version publiée indique sa date de mise à jour.

Lorsqu’un nouveau consentement est nécessaire, la publication d’une politique modifiée ne remplace pas son obtention. (LégisQuébec)